Σε περίπτωση γραπτής ακύρωσης, που θα απευθύνεται στη Γραμματεία Οργάνωσης, έως τις 15 Μαρτίου 2027, θα παρακρατείται το 50% του ήδη καταβληθέντος ποσού. Μετά την παραπάνω ημερομηνία, τα ήδη καταβληθέντα ποσά δεν επιστρέφονται. Οι επιστροφές χρημάτων θα πραγματοποιηθούν εντός δύο μηνών από το πέρας του Συνεδρίου.